常滑の地域応援隊つむぎ屋TUMUGIYA
自治会の運営について相談を受けているつむぎ屋のイラスト

人が変わっても困らない
自治会運営を、
一緒につくっていく。

「前の人に聞かないと分からない」「引継ぎがうまくできない」。自治会の運営には、外からは見えにくい困りごとがあります。

ITを導入することだけを目的にせず、今の自治会で困っていることを一緒に整理し、できるところから少しずつ改善していきます。

まず相談してみる›

ISSUES

自治会のこんな困りごと

自治会の会議で困っている役員のイラスト

「去年と同じ」が、一番難しい。

自治会の仕事には、毎年繰り返すものがたくさんあります。ところが、いざ担当が変わると、「去年はどうやったんだっけ？」「必要な書類はどこにある？」「誰に連絡すればいい？」「何をいつまでに準備するんだっけ？」「前の担当者に聞かないと分からない」ということが起こります。

引継ぎが、口頭中心になっていませんか？

「前の区長さんに聞いてください」「詳しいことは○○さんが知っています」。これでは、知識や経験が人から人へ伝わるだけになってしまいます。担当する人が変わるたびに、また同じことを調べ直す。そんな状態が続いている自治会は少なくありません。

名簿や資料が、使いにくくなっていませんか？

Excelで名簿を管理していても、並べ替えができない、必要な情報を探しにくい、人によって入力方法が違う、同じ情報を何度も入力している。といった状態では、せっかくデータにしても仕事は楽になりません。

問題は分かっているけれど、手を付けられない

自治会の役員の任期は1年。「ここを変えた方がいい」と思っていても、自分の任期中に全部を変えることは簡単ではありません。次の役員に変われば、また別の問題が出てくることもあります。だからこそ、自治会の改善は一人の役員が頑張って終わらせるものではなく、少しずつ積み重ねていくものだと考えています。

NOT JUST IT

自治会の問題は、ITだけでは解決しません

自治会の困りごとを見ると、「データをクラウドで管理すればいい」「ホームページを作ればいい」「AIを使えばいい」と思うことがあるかもしれません。もちろん、ITが役に立つ場面はあります。しかし、実際に自治会の運営に関わってみると、問題の本質はITだけではありませんでした。

そもそも、何を残すべきなのか。誰が使うのか。どこまで記録するのか。今のやり方のどこに問題があるのか。そこを整理しなければ、どんなに便利な仕組みを作っても使われません。

「まずITを導入する」のではなく、
まず話を聞いて、今の仕事を整理すること

から始めます。

FROM THE FIELD

実際に自治会の運営に関わって分かったこと

私は、これまで2年間、実際に常滑市内の2つの地区の自治会運営に関わってきました。当初は、「ITを使えば自治会の負担を減らせるのではないか」というところから考えていました。しかし、実際の現場に入ってみると、自治会の問題はもっと複雑でした。

01

自治会によって、困っていることが違う

同じ自治会という名前でも、住民構成、地域の歴史、行事、役員の構成、他団体との関係、情報の管理方法、これまでの慣習などは、それぞれ違います。そのため、「自治会にはこのシステムを入れればいい」という単純な話ではありません。

02

1年の任期では、解決できない問題もある

自治会の問題の中には、何年もかけて改善していく必要があるものがあります。一人の区長が頑張って、1年ですべてを変えるのは現実的ではありません。むしろ、今年できることを一つ改善し、その記録を残して、次の人につなぐ。その積み重ねが大切だと考えるようになりました。

03

「記録を残す」こと自体が、大きな改善になる

特別なシステムがなくても、「いつ、何を、どうやったのか」が残っているだけで、次の人の負担は大きく変わります。行事の準備、関係者への連絡、必要な備品、過去の判断など。今まで人の頭の中にあった情報を、次の人が使える形にしていく。それだけでも、自治会の運営は少しずつ変わっていきます。

SUPPORT

お手伝いできること

自治会の状況に合わせて、必要なところからお手伝いします。

情報・資料の整理

紙資料や電子データの整理、過去資料の整理、必要な情報を探しやすくする、行事ごとの情報整理、自治会内の情報をまとめる。

引継ぎ・記録づくり

年間業務の整理、行事の手順や準備内容の記録、引継ぎ資料の作成、「去年どうした？」を減らすための記録づくり、経験やノウハウの蓄積。

名簿・データの整理

住民・会員名簿の整理、Excelデータの見直し、重複入力や使いにくいデータの整理、必要な情報を取り出しやすくする仕組みづくり。

IT・パソコンの相談

パソコンのちょっとした困りごと、Excel・Wordの使い方、ファイルやデータの管理、クラウドサービスの活用、ホームページやSNSの活用。

自治会の業務改善

「この作業、もっと簡単にならない？」という相談、書類作成の効率化、繰り返し作業の簡略化、必要に応じた小規模なシステム化、AIを活用した業務改善。

事務・運営面のサポート

ITだけではなく、必要に応じて、書類作成、会計に関する整理・事務、行事運営に関する整理、消防計画などの作成、その他、自治会運営に関する相談にも対応します。「これはITの相談なのかな？」と迷う必要はありません。自治会の運営で困っていることなら、まずお聞かせください。

PROCESS

支援の進め方

最初から「何を導入するか」を決めることはありません。

  1. STEP 01

    まず、お話を聞きます

  2. STEP 02

    困っていることを整理します

  3. STEP 03

    優先順位を決めます

  4. STEP 04

    できるところから改善します

  5. STEP 05

    記録を残し、次の人につなげます

資料を整理するだけかもしれません。引継ぎ資料を作るだけかもしれません。Excelを整理するだけかもしれません。必要になれば、クラウドやWeb、システム、AIなども活用します。改善したことを記録しておけば、次の役員がまたゼロから始める必要がなくなります。

『一緒に、少しずつ改善していく』

自治会を変えることは、一人の役員が頑張ればできることではありません。また、立派なシステムを導入したからといって、自治会の問題がすべて解決するわけでもありません。大切なのは、今困っていることを一つずつ整理すること。そして、今年できたことを、来年につなげること。

「前の人に聞かないと分からない」　→　「ここを見れば分かる」

「毎年ゼロから準備する」　→　「去年の記録を見ながら準備できる」

つむぎ屋は、地域の皆さんと一緒に考え、必要なところをお手伝いする、常滑の地域応援隊でありたいと考えています。自治会の運営は、すぐにすべてを変える必要はありません。まずは、今困っていることを一つ聞かせてください。

FAQ

よくある相談・お問い合わせ

A

大丈夫です。「なんとなく困っている」という状態でも構いません。お話を聞きながら、一緒に整理します。

A

はい。自治会の運営、引継ぎ、資料整理、行事の記録、事務作業など、IT以外のことも含めてご相談ください。

A

それでも大丈夫です。まずは一つの問題だけ、一つの行事だけ、というところから始めることもできます。

A

大きなシステムを導入することを前提にはしません。今あるものを整理したり、無料・低コストの方法を使ったりすることで改善できる場合もあります。ご予算を含めて、できる方法を一緒に考えます。

A

自治会の問題には、長い時間が必要なものもあります。だからこそ、今年できることを整理して記録し、次の役員につないでいくことが大切だと考えています。

「こんなこと、相談していいのかな？」
そう思うことこそ、一度お聞かせください。

自治会の問題は、最初からきれいに整理されていることの方が少ないものです。「前の人に聞かないと分からない」「資料がどこにあるか分からない」「このExcel、使いにくい」「引継ぎを何とかしたい」「何から手を付ければいいか分からない」そんな状態からで大丈夫です。まず話を聞いて、何ができるのかを一緒に考えます。

まず相談してみる›

対応地域

常滑市・近隣市町村を基本としています。
自治会運営支援は、現地での確認や継続した関わりを大切にしているため、
地域を限定してお受けしています。
内容によっては、オンラインでのご相談・対応も可能です。